is uw vraagspecificatie SMART genoeg?

Hoe duidelijker de opdracht is geformuleerd, hoe groter de kans op een succesvol resultaat, en een proces zonder eindeloze discussies. Het SMART principe kan u helpen om en compleet, helder en compact programma van eisen op te stellen. Maar wat houdt het principe in? En hoe vertaalt het zich naar concrete eisen?

De letters SMART staan voor:

Specifiek:  is de eis eenduidig omschreven?
Meetbaar:   bij welke kwaliteit wordt aan de eis voldaan?
Acceptabel:   is de eis aanvaardbaar voor alle betrokkenen?
Realistisch:   is de eis (in combinatie met de andere eisen) haalbaar?
Tijdgebonden:  op welk moment moet het doel bereikt zijn?

specifiek
Een goede eis is nauwkeurig en concreet. Waar mogelijk beschrijft de eis een resultaat dat toetsbaar is. Daarnaast moet voor iedereen duidelijk zijn waar het om gaat.

Voorbeeldeis:
“Het brugdek dient te worden voorzien van een slijtlaag.”

Deze eis is erg algemeen en roept diverse vragen op. Is er binnen de gemeente beleid over de kleur of kwaliteit van slijtlagen op bruggen? Heeft de slijtlaag voor het fietspad dezelfde kleur en korrelgrootte als die van de rijbaan? Splits deze eis verder op in concrete deelvragen om de eisen meer specifiek te maken. Zijn er echt geen specifieke behoeften wat de slijtlaag betreft? Dan volstaat de formulering.

meetbaar
Zorg dat de eis meetbaar is en leg een beoordelingsmethode vast. Denk daarbij ook aan eventuele toleranties. De beoordeling kan betrekking hebben op duidelijk kwantitatief uitdrukbare zaken, zoals een hoeveelheid, geld of tijd, maar ook op meer subjectieve zaken als beeldkwaliteit. Ook bij subjectieve onderwerpen moet de eis een duidelijke kader bieden waarbinnen een oplossing wordt beoordeeld en geaccepteerd.Voorbeeldeis:
“De verblijfgebieden op en onder de brug dienen voldoende verlicht te zijn.”

Zolang het lichtniveau niet wordt gespecificeerd is het niet aantoonbaar wanneer aan deze eis is voldaan. Er kan een minimaal aantal lux worden vastgesteld. Wanneer verwezen wordt naar bijvoorbeeld het politiekeurmerk veilig wonen, dan zijn zaken als lichtniveau en gelijkmatigheid vastgelegd.

Het is niet altijd makkelijk eisen meetbaar te maken. Bij vormgevingseisen is dit moeilijk. Maar een dergelijke eis is wel te beoordelen. Geef daarom bij moeilijk meetbare eisen duidelijk weer wat de beoordelingsparameters zijn. Dit zorgt ervoor dat alle inschrijvers bij een aanbesteding gelijke kansen hebben.

acceptabel
Een goede eis is acceptabel voor alle belanghebbenden in het project. Er moet voldoende draagvlak voor de eis zijn.

Voorbeeldeis: “Het brugdek dient te allen tijde sneeuwvrij te zijn.”

Deze eis lijkt wellicht zinvol voor de gebruikers van de brug, maar kan grote consequenties hebben voor de kosten. Zo kan er bijvoorbeeld verwarming worden aangebracht in het brugdek, wat leidt tot hoge kosten in aanschaf, gebruik en onderhoud. Ook neemt de kans op falen toe, want wanneer moet de verwarming aangezet worden? Is het niet voldoende om de brug toegankelijk te maken voor een kleine strooiwagen?

realistisch
Bij het bepalen van de eisen is het nuttig stil te staan bij de haalbaarheid en realiseerbaarheid ervan. De lat mag voor de eisen best wat hoger liggen dan normaal, een prikkel is gezond, maar het moet wel een realistische prikkel zijn. Bekijk bij de beoordeling van de haalbaarheid ook naar het geheel van de eisen.

Voorbeeldeis: “De brug dient volledig onderhoudsvrij te zijn gedurende een periode gelijk aan die van de levensduur.”

Deze eis is voor kunstwerken met een levensduur van 50-100 jaar simpelweg niet haalbaar. Het is meer zinvol om te eisen dat onderdelen waarvan de verwachtte levensduur kleiner is dan die van de brug te inspecteren zijn, en eventueel vervangbaar moeten zijn.

tijdsgebonden
Een eis werkt het beste als duidelijk is wanneer aan de eis voldaan moet zijn. Bijvoorbeeld bij een tussentijdse verificatie, een oplevering of aan het einde van het meerjarig onderhoud.

Voorbeeldeis: “De brug dient vrij te zijn van graffiti.”

Deze eis is onhaalbaar wanneer dit niet wordt verbonden aan een specifiek moment in de tijd.

tot slot
Deze tekst schreven we oorspronkelijk voor de CROW publicatie 342, Ontwerpwijzer bruggen voor langzaam verkeer. Hij maakt daarin deel uit van een uitgebreidere bijlage over eisen formuleren.